下着類とフライパンを買わないといかんなと思って、
週末にイオンまで買いに行くかと思ったが、自転車で昼間出かけると暑くて仕方ないなと思って、今日仕事終わりに買い物に行っていた。
おそらくこれが正解かなと思った。
勤務先で旅費などの立替精算システムで領収書のスキャナ保存が導入されるという。
従来から領収書の画像データの登録は行っていたし、画像データだけで承認フローは進んだが、最終的には領収書原本の送付自体は必要だった。
ここにいくつか手を加えれば税法に定められたスキャナ保存の要件を満たせるので、
これを導入することで領収書原本の送付が不要になるということだそう。
承認が完了すれば領収書原本は各自で廃棄してよいということらしい。
そのスキャナ保存のフローを見て、あれ? と思ったことがある。
それは従来必要だった領収書への捺印または署名が不要になること。
今まで領収書を受け取ったら、スキャナにかける前に印鑑を押していた。
これは領収書の使い回しを防ぐための措置だとされている。
領収書原本の回収を行わないスキャナ保存ではなおさら重要そうだが不要になったらしい。
この令和3年度改正についてのパンフレットを見てみると、下記の緩和が行われたとある。
- タイムスタンプの付与期間が最長2ヶ月+7営業日以内に緩和
- 受領者がスキャナで読み取る際の自署が不要に
- 電磁的記録の訂正・削除が確認出来るクラウド等を使用する場合はタイムスタンプの付与に代えることが出来るように
- 検索要件の緩和
- 適正事務処理要件(相互けん制、定期的な検査、再発防止)の廃止
従来はスキャンデータへのタイムスタンプ付与は受領後3営業日以内に行うことになっていたが、
これが厳しいのでいろいろ緩和されたというところがまず1つ。
そして、不正を防ぐために書類への署名や他人のチェック(相互けん制)を求めていたのが、
制度普及の妨げになっているということでなくなったのだという。
当たり前の事ながら、こういうことを省略すると不正はしやすくなる。
なので領収書の使い回しなどは経理でも監視していくという記載があった。
領収書原本を回収してのチェックと、データ上のチェック作業、
どちらの方が容易かという話はあると思うのですが。
ただ、保存コストが削減できるという点でスキャナ保存にはメリットがある。
そもそも出張がそんなに多くないといえばそうなのだが、
最近は紙の領収書を提出することも少なくなっていた。
そもそも特急を利用しない場合の鉄道・バス運賃は領収書不要だし、
交通機関・宿を会社のシステムで予約すれば立替自体が不要になるし、
電子データで領収書を取得すれば、これも紙の領収書の提出は不要である。
(電子データで受け取っても印刷して捺印して提出していた時期もあったが)
それでにどうしても紙で受け取ってしまったらという話ですね。
スキャナ保存にはいくつか要件があるので、やや注意が必要な部分もある。
会社のスキャナで「カラー」「PDF」を選べば確実とは記載されていた。
あとスキャナ保存とはいうが、カメラでの写真撮影でもよい。
この場合、要件を満たす写真が撮影できるアプリがあるそうで、それを使うことが推奨されていた。
急ぐならそういうことも考えるのかもしれない。