領収書が電子化されて楽になるとも限らない

出張旅費などの精算を行うシステムがここ2年ぐらいでいろいろ変わった。

昔のシステムは操作手順が複雑で混乱が多かったが、今のシステムはわかりやすい。

このシステム変更の背景にはいろいろな事情があったようだが、背景の1つとして領収書の電子化ということがある。

税法上、保存しなければならない領収書などの書類は、必ずしも紙で保存する必要はなく、電子的に保存することもできる。

最近の法改正で適用範囲が拡大されたこともあって、それに対応できるシステムを導入することになったようだ。

といっても領収書の電子化が始まったのはここ1年ぐらいの話。

それ以前はシステムは変わったが、フローはあまり変わらなかった。

ただし、鉄道・バスの運賃(特急を使う場合は別)は領収書が不要なので、領収書台紙を印刷したりする必要はない。

これが領収書の電子化が始まったことでこう変わった。

実は領収書の電子化によって、領収書をスキャンするという手間が増える割には、領収書原本を送る手間はなくならない。

結局、領収書台紙の印刷が必要だとペーパーレス化にはならないのでは? と思うんだけど、領収書原本を経理に集めてしばらくは保管したいようだ。

ただし、電子化前は領収書台紙が経理に到着しないと手続きが進まないことになっていたが、電子化後は必ずしもその必要はない。

そのうち経理に届けばOKということで、ちょっと緩やかな扱いになる。出張が多い職場だとまとめて経理に発送とかやってるのかな。

こんなのスキャンする手間が増えただけじゃないか、と思うけど、一応メリットはある。

これまで、出張が続くような場合は、上司に領収書を貼った領収書台紙を持参するのが難しいケースがあった。

確かに新人研修のときに、他の事業所に出張していたときにも、そういう問題があったような気がする。

それでも月末の締め切りには間に合わせないといけないので、スキャンデータをE-mailかFAXで人事に送って、

それでシステム上の処理を先行してやって、後で原本を社内便で送るとかいうこともあった。

今後は領収書の電子データさえあれば手続きが完了できるので、出張続きでも安心。

(ただ、新人研修は特殊な事情が他にもあるから、領収書の電子化だけで問題が解決するかは知らない)

さらに言えば、領収書のスキャンはカメラ撮影でもよいので、スキャナがないところでもなんとかなる。

ちょっと不思議なのが領収書に捺印またはサインが必要なことだけど、領収書の使い回し防止のためとのこと。

もともと上司が領収書台紙に捺印するときに、領収書1枚ずつに捺印するルールがあったらしい。

これも領収書の使い回し防止のためだったらしいが、上司の承認が完全に電子化されるとそうもいかない。

そこで、それに代えて、申請者本人が捺印またはサインをするようにということらしい。

サインを認めているのは出張が続く場合などに印鑑がなくてもスキャンできるようにということだろう。

どうもスキャン前に捺印またはサインをするのは法令上の要求らしいから、うちの勤務先のローカルルールでもないようだ。

なんでこんなことを書いたのかというと、DisplayPort-DVI変換アダプタの購入で必要になったから。

当初は間接材購入サービスで購入してもらおうと思った。値段も概ね妥当だったし。

これならシステム上で注文すれば、あとの支払処理なども全て自動でやってくれるから、ずいぶん楽という話だった。

それで注文したら、まさかの品切れである。表示上は即納にしか見えないんだけどなぁ。

他の手段を考えたが、個人で簡単に購入できるものなので、個人で注文して立替払いを行うのが一番楽だという結論になった。

こういう立替払いの経費にもこのシステムを使う。そして、その場合は領収書の添付が必要だ。

それで領収書の電子化ってどうなってるんだっけと思って調べたらこうだったと。

なんかイマイチだなと思う部分もあるんだけど、領収書の電子化自体は長期的にはメリットがあることだと思う。

それを申請者が手間をかけてやるのかという話もあるが、出張続きの場合には申請者にとってのメリットもあるし。