4月から勤怠システムが刷新される。
時間単位有給休暇の導入のときも既存システムの修正で乗りきったのだが、
このタイミングで刷新する理由は労働基準法対応である。
労働基準法の改正により、時間外労働の法規制が強化された。
もともと、労働組合と会社は協定を結んで、そのルールによって上限時間やその他のルールが決まっていた。
この協定は必ずしも新しい法規制に比べてゆるいとまでは言えないのだが、一方で新しい法規制の全てを満たすものではなかった。
そこで、会社から新たな法規制の要件を満たすように変更を提案され、労働組合は新しい協定を結んだ。
基本的には従来の協定に対して、足りない部分を付け足すような形で変更が行われたのだが、
その結果として、時間外労働の上限がとても複雑になってしまった。
従来は3ヶ月単位での時間外労働の時間を基本に上限を決めていたので、本人も上司も状況が把握しやすかった。
ただ、極端なケースでは新たな法規制を満たさないので、こういうルールが追加された。
- 1ヶ月の時間外労働がXX時間を超えるときは申請、XX時間を超えるときは医師の診察を受け、XX時間を超えてはならない
- 2～6ヶ月間の平均の時間外労働時間がXX時間を超えてはならない
- 時間外労働がXX時間を超える月が年に6ヶ月以上あってはならない
こうすることで、新たな協定は法規制を満たすことになったのだが、問題はこれの実現方法である。
そこで、新たな協定に従った時間外労働の管理を実現するために、新しい勤怠システムが導入されるのだという。
というわけで、その新しい勤怠システムの説明会に課の代表として参加するように課長から指示を受けた。
以前、新しい旅費精算システムの説明会にも参加したけど、それと全く同じ流れである。
実際に会場に行ってみると、意外と管理職が多かった。
この説明会では申請者としてのシステムの使い方も、承認者としてのシステムの使い方も両方説明されていた。
そう考えると、承認者である管理職が出席して、申請者としての内容をメンバーに指導するのは理にかなっているのかなと思った。
自分は承認者ではないけど、その内容を課長に教えないといけないかもしれない、と思って説明は聞いていたが。
実のところ、この説明会とほぼ同内容のe-learningが用意されるようで、じゃあこの説明会の意義は? という話もある。
説明を聞いて、一番変わるなと思ったのが、定時出勤・退勤の場合の扱い。
従来は何も入力せずとも、定時出勤・定時退勤として認識されていた。ひたすら定時なら勤怠システムはほとんど開かずにも済んだ。
今後は定時出勤・定時退勤でも入力が必要になる。入力自体は2クリックで済むようだが。
従来、入力していないにもかかわらず、上司が勝手に承認してしまい、後で上司に修正してもらうはめになる事象が発生していた。
そもそも正しく入力されていない勤怠事項を承認してしまった上司に問題があるが、そこまで把握するのは難しいのも現実だろう。
新システムでは未入力は未入力なので、この状態で承認することはあり得ない。
本人が入力するのを待つか、上司が代理入力しない限りは承認できない。
あと、うちの職場ではあまり関係ないけど、グループ内出向者の勤怠承認がやりやすくなるらしい。
グループ会社で同じシステムを共通利用するから、出向者も同じシステムで管理できるようになると。
もともとグループ会社でも会社によって違うシステムを使っていたのだが、各社共通の課題に対して、共通のシステムを導入した結果、こういう改善効果も得られたようだ。
その他、従来はイレギュラーな扱いで紙の勤怠簿を使っていた人も、システム上で申請・承認ができるようになるなど、
これまでいろいろ先送りしていた問題に対して、根本対策をしたのかなと思った。
今後、新しい勤怠システムのトライアルとして、好き勝手に入力してよい期間が設けられる。
触ってみないとわからないところも多いので、いろいろ試してみようと思う。
従来のシステムより楽になる部分もありそうだが、定時出勤・退勤の場合を筆頭に操作が増えるところもある。
説明を聞いてきた感想としては、そんなに悪くない印象は受けたが、説明だけじゃわからないからね