紙の請求書と電子データの請求書

この前、評価で使う機材をとあるサプライヤーから購入した。

あまり使ったことのないサプライヤーだったんだけど。

注文方法がよくわからず、詳しい人に依頼して注文してもらった。

その人も注文するの久しぶりだとか言ってたけどね。


業務で使う物品・サービスの購入方法はいろいろあるのだが、

ここのサプライヤーについては下記の手順だという。

  1. サプライヤーのWebサイトから注文処理をする
  2. 商品が納入されたら、請求書を元に社内システムで注文書を発行する
  3. 注文書発行後に請求書を提出して社内システムで検収処理を行う

購入方法もいろいろあるが、基本は社内システムで発行した注文書を送ることで注文を行うのだが、

ここの場合はWebサイトで発注するので注文書を送る必要が無い。

一部のサプライヤーは自動で請求処理が行われるのだが、

今回注文したサプライヤーはそうではないので社内システムへの入力が必要である。

しかし、社内システムで検収処理を行うには注文書を発行する必要があるので、

注文書を発行するが、特にこれは送付せず、検収処理へ進むという方法をとる。

こういうサプライヤーが何社かあるみたいですね。


それで商品が届いたので請求書のスキャンデータを送って、

注文書作成・検収処理をお願いします。処理が終わったら請求書の原本は提出します。と伝えた。

それで手続きを進めてもらったのだが、検収処理のために提出した請求書が僕が送ったスキャンデータではなく、

同じ内容が記載されたPDFファイルなので、これは一体? と依頼した人に確認した。


確認したところ、サプライヤーのWebサイトから請求書のデジタルデータがダウンロードできるらしい。

この電子データを使って検収処理を進めているということだった。

「ということは、電子データが原本ということですか?」「その通りです」と。

どうも、最近は電子データがダウンロードできる場合は、そちらで検収処理を進めることが多いらしい。


この結果、受け取った紙の請求書の提出は不要になる。

今年4月に電子帳簿保存法の改正が行われ、それに伴い社内の規定も変わった。

従来は電子データとして請求書を受け取っても、請求書の保存は紙データでなされていた。

一方である時期から紙の請求書であっても、スキャンデータの提出は実質的に必須になっていた。

これがこの4月からは電子データの請求書は電子データだけで保存が行われることになった。

紙の請求書はスキャンデータの提出と、保管のため原紙の提出を行うのは従来通り。

(これらはあくまでも勤務先の規定であり、法令上の要件を満たす方法はこれに限らない)


なので、今年4月からの規定だと、電子データの請求書が原本になると、

紙の請求書の提出という手間が省ける。あとスキャンする必要もない。

(もっとも在宅勤務の人が多いので、参考資料として商品に同封されていた納品書や請求書をスキャンして共有した方が実務的にはよいとは思うが)

というわけで、紙の請求書の提出はせずに、今回の一件は完結となった。

しばらくは捨てずに取っておくが、特に問題ないんでしょう。


しかし、この注文書作成が大変なんですよね。

数年前にこのあたりの作業が簡略化されて、だいぶ楽にはなったが、

注文書を作成せずに済む方法に比べると手間はかさむ。


最近、とある開発ツールの保守契約更新の話があって、

今年からは直接、請求書が送られてくるという話になっている。

そうすると届いた請求書を提出することで社内の手続きは完了する。

(保守契約のような継続的に発生する費用の処理としては一般的な方法である)

ただ、去年までは保守契約更新のための注文書を先方に提出する必要があった。

その注文書を社内システムで作って、それで注文書を送って、

更新を確認して、受け取った請求書を提出して検収処理をすると。

これは先方のライセンス更新についての考え方が変わった結果なのだが、

この話を聞いたとき、うちの社内での手続きもだいぶ楽になるなと思った覚えがある。