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Power Automateがトリガできんのだが

先日、Power Automateの話を紹介したが、いろいろ試すとうまく作れるものと、うまく作れないものがあって難しい。

ワークシートに書くワークフロー


うまく作れたのが、上司の承認を得てExcelワークシートに登録するもの。

  1. Microsoft Formsへの入力をトリガに動作
  2. 「承認」を作成(ここで通知はしない)
  3. 承認者に入力事項と2.で作成した承認用URLをE-mailで送る
  4. 2.の承認が完了するまで待つ
  5. 結果がOKだったらExcelワークシートに登録する
  6. 申請者に承認されたことを通知する(E-mail or Teams)

Power Automateには「承認」という誰かの承認を得る機能があるんですよね。

もっともシンプルにはここで承認者に通知させるようにすれば、Teamsの通知とE-mailの両方に通知が飛ぶのだが、

「承認」から飛ばせるE-mailは承認が完了するとのっぺらぼうになってしまう。(理由はよくわからんが)

そんなこんなを考えると承認依頼内容と承認用URLを貼ったE-mailを飛ばす方がよさそうだし、そういう使い方も想定されている。


一方で難しいのが、リストを編集するフローである。

そもそも今までシステム化されていたワークフローを、Excelワークシートに改めることの背景というのは、

一度登録したリストをいろいろと編集することがあるからなんだよね。(この辺はもともとのワークフローにも問題があった)

問題は、Power Automateのフローをトリガする方法でいろいろ試したのだが……

  • Excelから直接トリガする
    → Flowプラグインがインストール出来ない & トリガ方法がワークシートの構成に適しない
  • Excelワークシートにコメントを付けて、ファイルの変更をトリガに動かす
    → フローがトリガされるまで数分の遅延がある & コメントにテキストで編集内容を書いてもらう必要がある
  • FormsでアイテムIDと変更内容を登録してもらい、これをトリガに動かす
    → アイテムIDをワークシートから手動で転記してもらう必要がある(FormsではURLから規定値を決めることができない)

3つ目のFormsをトリガにする方法は実現性としては問題ないと思ったが、アイテムIDを手動転記になるのがイマイチ。

URLからアイテムIDが入れられれば、Excelワークシートにハイパーリンクを貼ればいいんだけどなぁ。


Power Automateのトリガというのは難しい。

こういうトリガを使いたいと思ってもなかったり、プレミアム限定だったり、システム間の接続が管理者により制限されていたり。

ただ、いろいろ調べていてわかったのは、Power Appsを使うことで打開できることが多いということである。

FormsではURLから規定値を決めることができないが、Power AppsではURLからパラメータを指定することができる。

あるいはPower AppsでExcelから抽出したアイテムリストを表示して、それを選択してトリガするということもできる。

なんで、Power AutomateとPower Appsが関連付けられることが多いのかな? と思ってたんだけど、

どうもPower Automateのトリガを入れる手段、あるいは結果を表示する手段として使うことが想定されているようである。


もしかすると、Microsoft FormsをPower Automateのトリガとして使うのも邪道で、

Power Appsでフォームを作って、そこからPower Automateをトリガする方が、Microsoftは好ましいと考えているのかも。

(Microsoft Formsはビジネス用途で使われることも多いと思うが、元々は教育用途で作られたらしい)

Power Appsも、入力事項のフォームを作って、それでPower Automateを呼び出すだけならば、

実はそんなに難しくないというのがいろいろ触ってわかったのだが、そうはいってもFormsトリガよりはるかに難しい。

なんというか、Power Appsという名前などから取り付きにくいのは仕方ないなと思う。


Power Automateの「承認」機能のように、汎用性の高い機能をパッケージングしてくれているのはありがたいことである。

これと同じようなものをPower Appsなど組み合わせて作ることはできるが、明らかにめんどくさい。

Microsoft Formsも、それ自体は簡易なものであることを強調するような表記が見られる。

Microsoft Forms は、アンケート、テスト、投票を簡単に作成できる、シンプルな軽量アプリです。

これとPower Automateを接続することで、けっこういろいろなことはできるけど、あくまでもシンプルなものに限り、

これを超えて少しでも複雑なことをやりたければ、Power Appsを使わないとできないのは当然という主張に見える。


本格的にやるならPower Appsで作り込んでもいいかもしれないかなとは思ったけどね。

でも、まず簡単に導入するなら、Power Appsなしで作れるところからかな。

数あるトリガの中でもMicrosoft Formsは導入しやすく、汎用性も高く、強力なトリガだと思う。

Microsoftには「それ本来の使い方とちょっと違うんだけどなぁ」と言われそうな気もするが。


トリガの方は課題が多いが、アクションの方はさすがにMicrosoft純正、機能もいろいろ追加されできることは多くなっている。

これ使えばあんなこともこんなこともできるなと考えてしまうが、そこに立ちはだかるのがトリガの壁だと。

そう考えるとこのもどかしさがわかるんじゃないかなと思う。


Author : Hidemaro
Date : 2021/02/09(Tue) 23:40
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