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ワークシートに書くワークフロー

4月までに、業務上のとあるワークフローがExcelワークシートでの管理に変わるらしい。

在宅勤務続きで、現状のワークフローが実態に即していないことがあって、見直しがはいることになったのだが、

新しい仕組みでは 起票→承認 というようなフローで表現しにくくなったので、

ワークシートに必要事項を記載し、記名するという運用になったようだが、なんだかなぁと。

ただ、従来のワークフローもいろいろほころびがあって、どっちもどっちという気はしなくもない。

でも、さすがにワークシートに記名するって、なりすましとかそういう問題じゃないんだよなぁ。


厳密なことをやろうとすると、そういうシステムを構築してもらわないといけないけど。

いや、本当はそれをするべきだと思うんだけどね。

そこでExcelワークシートにスクリプトなどで自動入力する仕組みを作れないものかと。


いろいろ調べてたところ、Microsoft Power Automationが最近になって社内向けに開放されていたらしい。

もともとMicrosoft Flowという名前だったのが改められたらしい。

これを使うことでこういうことができそう。

  1. Microsoft Formsで作られたフォームに必要事項を入力
  2. 1.をPower Automationで受信して、上司にMicrosoft TeamsかE-mailで承認依頼を送る
  3. 上司からのレスポンスをPower Automationで確認して、承認されたらExcelワークシートに自動入力する

あるいは、こういうこともできそう。

  1. Excel Onlineでワークシートにコメントを付ける(コメントには記載者情報が付く)
  2. Power Automationでワークシートにコメントが付いたことを確認して、ワークシートに自動入力する

ExcelについてはExcelScriptというスクリプト言語が呼び出せるので、それでそこそこ複雑な処理もできる。

ワークシートの編集はパスワードロックをかけておいて、

Power Automationで自動入力するときだけ一時解除する仕組みにすれば、誤記が起きることはないだろう。

(といっても、厳密な編集制限はできないと思われるので、気休め程度かもしれないけど)


このPower Automationというツールは、何らかのトリガによって、各種処理・条件分岐を行うものである。

トリガを発生させるのが自分だけならば「ボタン」というトリガもあるのだが、

他の人が入力を受けてやるとすれば、自動フローと呼ばれる何らかの事象を受けて動くものか、スケジュールに従って動くかどちらかである。

自動フローは、メールの受信、Teamsのメッセージ受信、ファイルの変更、Formsの入力などをトリガにできる。

というわけで、Power Automationを起動させるというよりは、ファイルを編集するとか、そういうところを入口にするといいみたいですね。


最初はVBAかなぁなんて思ったけど、用途からするとWebベースのインターフェース(Teamsもそう)を入口にした方がよさそうで、

いろいろ勘案するとVBAは選択肢に入らなくて、なんかいい方法はないかなぁと悩んでリファレンス見てたら、

Power Automation使えと書いてあって、これうちの職場で使えたか? と思ったら最近になって使えるようになってたと。

ただ、できることは多いなりに制約も多いので、なかなか難しいんですけどね。


しかしまぁMicrosoftもいろいろ作ってるもんだなとは思いましたね。

これ何に使うんだ? みたいなツールがたくさんあるとは思ってたけど、うまく組み合わさるようになってるんですね。


Author : Hidemaro
Date : 2021/02/04(Thu) 23:48
コンピュータ・インターネット | Comment | trackback (0)

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