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元喫煙所の会議室

今年になってから、職場のある建物に新しい会議室が設置された。

この会議室の特徴はなんといっても定員が2人であること。

定員2人の会議室!? って思ったかも知れないが、テレビ会議用の会議室なんですよ。

だから定員2人でも役立つというわけ。

もっとも、実際には追加用の椅子が2脚あるので、最大4人程度は可能なんだけど。


この部屋、もともとは喫煙所だったが、僕がここで働き始めたときにはすでに建屋内は禁煙になっていた。

喫煙所として使われなくなって5年以上は経過していて、長らく物置として使われていた経緯がある。

ちなみにうちの職場のあるフロアは全部100人近くいるが、喫煙者はかなり少なくて片手で数えられる程度。

現在は喫煙所はずいぶん遠くなってしまったが、それでもわずかに喫煙所まで通ってる人はいるようだ。


喫煙所を改装して作ったから、こんな不自然に小さな会議室になったんですね。

テレビ会議専用という位置づけなので、それ以外の用途での使用は禁止となっている。

2~4人の会議でわざわざこのような会議室を使う意義が薄いのは確かですけどね。

フロア内に4人がけの会議卓は多数設置されてますから。


先日、初めてこのテレビ会議用の会議室を使った。

というのも、普段は3人でやっている会議が、僕以外2人がどちらも在宅勤務だったので、

会議室の予約状況を見たら空いていたのでせっかくならと。

入るとスピーカーマイク、ディスプレイ、カメラが置かれていた。

スピーカーマイクとカメラはUSBハブにぶら下げられ、これ1つ差すとどちらも認識される。

これで持参したPCでテレビ会議を行えばよいわけである。もっともカメラは使わなかったが。

専用のスピーカーマイクがあるのは会議の品質という点ではよい。

一方でもともと喫煙所ということで、リフレッシュスペースの一つだったという経緯もあって、

隣接して置かれている自動販売機の音がうるさいという難点もある。


後で知ったのだが、全社組織で管理している会議室には、基本的にこの3点セットが揃っているようだ。

もともとは一部の会議室に専用のテレビ会議室システムを導入していたが、

もはやPCを使ってテレビ会議をする方が導入しやすく使いやすいということで、

その時点でほぼ全ての会議室にスピーカーマイク、ディスプレイ、カメラを揃えることにしたようだ。

ほぼ全ての会議室がテレビ会議対応になって利便性は上がったが、そもそも会議室が逼迫している実情もある。

そこで未使用だった元喫煙所を転用するという決断をしたようだ。そのような経緯からテレビ会議専用なんですね。


ちなみに部署でもスピーカーマイクを持っていて、必要によって会議卓に設置して使うことが行われている。

予約状況を見ると毎日1件以上の利用はあるようで、けっこう使われているようだ。

最近は在宅勤務の人を含む会議で活用されることが多くなっているが、もともとは工場との会議で使われることが多かったのかな。

ただし、会議卓に常設されているわけではないので、そこで準備に手間取るのはあろうかと思う。

主要な会議卓に常設するようなのでもよいかもしれないが、スピーカーからの音は普通のおしゃべりよりも響くので、

オープンな会議卓でテレビ会議というのはちょっと難があるような気がする。


あと、そもそも1人だったら、自席でノートPC内蔵のスピーカー・マイク・カメラでよかったんじゃないかとも。

それでも十分に会議として成立する程度の品質は確保できる。

こんな具合だと気軽に使えるので、事業所内でも違う建屋にいる人との会議にも使ってると言っていた人もいた。

大した移動時間じゃないんだから対面でという考えもあるが、テレビ会議なら構内の移動すら省けると。

まぁ普段から他の建屋の人との打ち合わせが多ければ、こういうのはよくあることなのかもしれない。


在宅勤務の人とのコミュニケーションで、よく使うのがインスタントメッセージである。

ただ、キーボードで打つ手間を考えると、音声で会話した方がいいんじゃないかというのもあって、

音声だけなら内線電話で、あるいは資料を共有しながらやるならテレビ電話でやればよいと。

ただ、あんまり確実性の高くないことを電話をかけるのもなぁと気が引けて、インスタントメッセージを使いがちなのが実情だ。

ここ最近、何度かテレビ電話をやって思うのは、対面に準じて効率よくコミュニケーション出来る手段ということ。

インスタントメッセージでもE-mailよりは手軽で応答性もよくて便利なんだけど、やっぱりキーボードで打つ分のタイムロスがありますから。

ちょっとうまい使い方も考えないとなとは思った。


Author : Hidemaro
Date : 2020/03/10(Tue) 23:29
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