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隣に親機がやってきた

最近、席替えがあったのだが、それで電話の親機の隣の席になった。

電話番は新人の仕事だという話もあるかもしれないが、

僕が今の職場に来たときの席は電話から遠く、それ以後も電話の近くになることはなかったし、親機に電話を取りに行くこともそうなかった。

今回は席替えに合わせて電話の再配置を行ったので、自分の席は動いていないが、電話だけ近くなった。


親機が置かれているのは隣の机ということで、主担当はその隣の席の人なのだが、

いつでもいるわけではないですから。というか、そもそも毎日出勤する人じゃないので。

というわけで、席替え後は電話を取る機会が一気に増えた。

正直めんどくさいが、誰かがやらんとならん仕事ではあるし。


電話の親機が鳴るのは、外線着信か、部署の人の内線電話がつながらなくて転送されてくるかどちらか。

親機に内線電話をかけることもできるのだが、基本的に個人に内線電話があるから、使われることはさほどない。

主には外線着信ということになるのだが、うちの職場の外線番号って3台の親機に紐付いてるんだよね。

複数の部署で共有してるってのはあるんだけど、どれかで取れればよいということだ。

なおかつ、開発部署とあって、電話のかかってくる頻度は高々知れているからね。


これが営業部署だと、電話のかかってくる頻度も高いし、お客さんからの電話を取れないのはまずい。

そんな状態で親機をふさいでしまうと問題という考えがあるらしい。

なので、親機を直接取るということはあまりやらないそうで、自分の内線電話で親機の電話を取るのが一般的だそうで。

「なんでそんなめんどくさいことするの」って聞いたら、「むしろ親機、直接取るとかありかよ」と返されたほどには温度差がある。

うちの職場なんてのどかなもんで、転送先の人が内線電話の電源を入れていないことはよくあって、

「○○さん、□□から電話なんですが」「電源入れてなかったー」「電話取りに来てください」なんてことがよく起きている。


ちなみに電話の転送方法には2つの方法がある。

うちの職場でよく使われているのは、親機から転送先の内線電話に電話をかけて、引き取ってもらうという方法。

1つの外線番号に親機3台あることからもわかるように、転送先として想定される人が多いのと、

職場にいなくても、社内の電話の取れるところ(試験設備の前とか)にいることが普通に想定されるので、この方法を好むのだろう。

もう1つの方法が、パーク保留を使って、転送先の人に口頭でパーク番号を伝えて取ってもらう方法。

コールパークは保留中の電話を部署の複数人で共有できる仕組みで、保留した電話と違う電話から通話を再開できる。

新人研修のときにいた職場ではこの方法を好んで使ってるところがあったような覚えがある。

当然のことながら口頭で発信者とかパーク番号を伝えられるのが前提なのだけど。

コールパーク独自の特徴としては、転送先が話し中でも、とりあえずコールパークに入れれば親機が解放されるというのがあるそうだが。


基本的には転送すれば済む電話がほとんどなのだが、

一方で迷惑電話というのもあって、この対応は手を焼くところらしい。

いかにして怪しい電話を理論的に弾くかというのが問題になる。

「業務に関係ない電話は取り次げません」で済むことならいいんですけど。

そこら辺は総務の出してる迷惑電話事例なんかも参考にしつつ、学んで行くという話になるんだろう。


親機の使い方もいろいろあるって話ですね。

内線交換機はいろいろな機能を持っているので、同じことをやるにも複数の選択肢があることは多い。

内線電話の使い方の説明を読んでると、こんなこともできるのかという気づきは多い。

けど、部署で使ってる方法が結局は無難でいいねってなることも多いんだけどさ。


Author : hidemaro
Date : 2017/10/02(Mon) 21:55
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